Xử lý mất hóa đơn xóa bỏ đã xuất hóa đơn khác thay thế

Câu hỏi:

- Kính gửi Tổng Cục thuế. Đơn vị chúng tôi xảy ra trường hợp như sau:

- Tháng 02/2015 Công ty chúng tôi đã xuất hóa đơn VAT cho khách hàng nhưng do bị lem mực in ngay dòng thành tiền nên phía khách hàng không chấp nhận.Vì vậy 2 bên đã làm biên bản hủy và đã lập hóa đơn khác thay thế.

- Nhưng đến bây giờ bên công ty tôi mới phát hiện đã bị mất liên 2 của hóa đơn đã được hủy. Theo Thông tư số 10/2014/TT-BTC có hiệu lực ngày 02/03/2014, tại mục a, khoản 4 điều 11 có ghi "Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.".

- Trường hợp này đơn vị chúng tôi phải lập hồ sơ khai báo như thế nào, và hình thức phạt cảnh cáo có bị ra quyết định bằng văn bản hay không, mức phạt như thế nào?

- Chúng tôi rất mong nhận được câu trả lời của Tổng Cục Thuế để chúng tôi làm báo cáo cũng như hồ sơ giải trình với cơ quan thuế theo đúng qui định. Xin chân thành cản ơn.

Trả lời: Ngày 31/7/2015 Công thông tin điện tử - Bộ tài chính trả lời như sau:

Căn cứ nội dung câu hỏi của bà Vũ Thị Bích, Chi cục thuế có ý kiến như sau:

1. Về việc mất liên 2 của hoá đơn đã sử dụng (đã sử dụng; xoá bỏ thay số hoá đơn khác lý do không chấp nhận khi thanh toán, do lưu trữ, tẩy xoá, ...) thì khi phát hiện mất, cháy, hỏng người sử dụng phải thực hiện lập báo cáo và thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý nội dung ghi rõ số hoá đơn, xê ri, liên hoá đơn, lý do mất trong 05 ngày kể từ ngày phát hiện mất, cháy, hỏng.

Theo khoản 1, Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn.

“1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.”

Tải về tại đây: Mẫu Báo cáo mất hóa đơn Mẫu số BC21/AC

Lưu ý: Nếu sau 5 ngày không làm báo cáo thì phạt thêm tội không báo cáo với cơ quan thuế, quy định mục 3 bên dưới

2. Về việc xử lý trường hợp phát hiện làm mất liên hoá đơn lập sai và đã xoá bỏ thì người bán bị phạt cảnh cáo.

Theo điểm a Khoản 4 Điều 11 Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn:

“…Trường hợp người bán làm  mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.”…

3. Vi phạm quy định về lập, gửi thông báo và báo cáo cho cơ quan thuế (trừ thông báo phát hành hoá đơn).

Theo khoản 2, khoản 3 Điều 13 Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 quy định:

“2.  Đối với hành vi vi phạm về nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn:

a) Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hoá đơn từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 5 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

b) Trường hợp nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hoá đơn, từ ngày thứ 6 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

c) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng, trừ thông báo phát hành hóa đơn, chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000  đồng với hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế. Hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.”