Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã, không có mã

Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử: Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế, trường hợp sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
Căn cứ quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định cụ thể như sau:

I. Quy định về Hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
    (bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế).

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
    (bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế).

-> Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
=> Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.
-------------------------------------------------------------------------------

II. Mẫu hóa đơn điện tử có mã có cơ quan thuế và không có mã:

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K trong đó:
    C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
    K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

- Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: 

  + “1C21TAA” – là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
 
  + “2C21TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế.
 
  + “1C22LBB” – là hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
 
  + “1K22TYY” – là hóa đơn GTGT không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
 
  + “1K22DAA” – là hóa đơn GTGT không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
 
  + “3K22TAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

Chi tiết xem thêm: Các loại hóa đơn điện tử.
 ---------------------------------------------------------------------------
III. Quy định về cách sử dụng hóa đơn điện tử:

Căn cứ quy định tại điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và điều 6 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cụ thể như sau:

- Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thực hiện theo quy định sau:

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2. Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp nêu tại khoản 3 Điều 12 Nghị định 119 và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Cụ thể: Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo khoản 2 Điều 12 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (nêu trên) thì các lĩnh vực điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại được xác định theo ngành kinh tế cấp 4 theo Danh mục hệ thống ngành kinh tế quốc dân ban hành kèm theo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg ngày 7/6/2018 của Thủ tướng Chính phủ, trong đó đối với hoạt động kinh doanh thương mại điện tử được xác định theo mã ngành bán lẻ theo yêu cầu đặt hàng qua internet; kinh doanh siêu thị được xác định theo mã ngành bán lẻ trong siêu thị, trong cửa hàng tiện lợi; kinh doanh thương mại được xác định theo các mã ngành bán buôn, bán lẻ các mặt hàng.

Như vậy: Tất cả các Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sẽ phải -> Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

=> Chỉ những DN kinh doanh ở các lĩnh vực trên và đáp ứng điều kiện -> Thì được được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. (Lưu ý: Phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng, dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán.

Chi tiết xem thêm:

► Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

► Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.

- Trường hợp góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam để thành lập doanh nghiệp thì không phải lập hóa đơn mà sử dụng các chứng từ biên bản chứng nhận góp vốn, biên bản giao nhận tài sản, biên bản định giá tài sản kèm theo bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.

- Trường hợp điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong tổ chức; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì tổ chức có tài sản điều chuyển phải có lệnh điều chuyển tài sản, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản và không phải lập hóa đơn.
 
- Trường hợp tài sản điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức, thì tổ chức có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa.
----------------------------------------------------------------------

3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

4. Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
    - Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

6. Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại khoản 4 (nêu trên) nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo Mẫu số 06 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.

5. Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.

----------------------------------------------------------------------------

Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế gồm:
    a) Doanh nghiệp, tổ chức nêu tại khoản 1 (nêu trên) đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử kết nối từ máy tính tiền.
    b) Hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 5 (nêu trên).
---------------------------------------------------------------------------
IV. Quy định về việc sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử:
 
- Việc áp dụng hóa đơn điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử đối với một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý được hướng dẫn như sau:

a) Trường hợp nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác, nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu thì sử dụng hóa đơn điện tử khi trả hàng cho cơ sở kinh doanh ủy thác nhập khẩu.
    - Nếu chưa nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu, khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác, cơ sở nhận ủy thác lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.
 
b) Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa:
- Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

- Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu của cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu lập hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để kê khai nộp thuế, hoàn thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng.
    -> Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng để xuất cho khách hàng nước ngoài.
 
c) Cơ sở kinh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
   -> Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.
    -> Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng cho hàng hóa xuất khẩu.

d) Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
    - Sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;
    - Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử đối với hàng hóa xuất cho cơ sở làm đại lý.

Trường hợp các đơn vị phụ thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị phụ thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, không sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
 
đ) Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định, khi bán hàng lập hóa đơn điện tử theo quy định.
-------------------------------------------------------------------------
Lưu ý: Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Chi tiết xem thêm: Hóa đơn điện tử hợp pháp.
-------------------------------------------------------------------------------------------
V. Các trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí:

Theo điều 13 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:
 
1. Tổng cục Thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau:

    a) Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn;
    b) Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp quy định tại điểm a khoản này) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp;
    c) Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định này trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này;
    d) Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao;
    đ) Các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.

2. Tổng cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế miễn phí cho các đối tượng nêu tại khoản 1 bêu trên.