Quy định về chi phí vé máy bay công tác hợp lý

Chi phí vé máy bay hợp lệ cần những gì? Quy định chi phí vé máy bay đi công tác hợp lý, chi phí vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài và nhân viên đi công tác, chi phí vé may bay thanh toán qua thẻ cá nhân ...

Chi phí vé máy bay hợp lý từng trường hợp cụ thể như sau:

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Nếu DN trực tiếp mua vé máy bay tại Đại lý:

- Hoá đơn
- Vé máy bay; thẻ lên máy bay (nếu có)
- Chứng từ thanh toán (Nếu giá trị từ 20tr thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu < 20tr có thể dùng tiền mặt)

(Căn cứ theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế)
-------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Nếu DN KHOÁN cho nhân viên đi công tác tự mua vé máy bay:

- Có hóa đơn (Nếu cá nhân mua vé máy bay trực tiếp tại đại lý)
- Vé máy bay (Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay nếu cá nhân đó mua qua website)
- Chứng từ thanh toán của cá nhân với bên bán hàng.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

(Căn cứ theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

- Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

    - Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
    - Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
    - Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.)

Xem thêm: Chi phí thanh toán bằng thẻ cá nhân
---------------------------------------------------------------------

3. Nếu DN mua vé máy bay qua website thương mại điện tử:

- Vé máy bay điện tử (Vì vé máy bay điện tử là hoá đơn rồi nhé)
- Thẻ lên máy bay (boarding pass)
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

(Căn cứ theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
    Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.)
--------------------------------------------------------------------------------

4. Chi phí vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài:
 

- Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty TNHH Synthite Việt Nam để phục vụ cho hoạt động kinh doanh có mời một số chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc và theo thỏa thuận tại hợp đồng của Công ty TNHH Synthite Việt Nam phải thanh toán chi phí về nước thăm gia đình mỗi năm 4 lần, bao gồm chi phí tiền vé máy bay, chi phí đi lại, ăn, uống…
   -> Thì về thuế TNCN, khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi cho chuyên gia nước ngoài về phép 1 lần/1 năm không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài.
 
- Đối với khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi cho chuyên gia nước ngoài về phép vượt quá 1 lần/1 năm và chi phí đi lại, ăn uống phục vụ chuyên gia nước ngoài về phép thì được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài.
    -> Về thuế TNDN, khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi, chi phí đi lại, ăn uống phục vụ chuyên gia nước ngoài về phép do Công ty TNHH Synthite Việt Nam chi trả quy định trong hợp đồng, phù hợp với quy định của Bộ Luật Lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

(Công văn số 18791/CT-TTHT ngày 06/11/2017 của Cục Thuế tỉnh Bình Dương)
------------------------------------------------------------------------------------

4. Chi phí mua vé máy bay hãng nước ngoài:

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty theo trình bày mua vé máy bay khứ hồi cho nhân viên đi công tác tại nước ngoài (Đức) của hãng hàng không East Sea Travel & Air Service GmBH thông qua Website của Hãng hàng không (Hãng không có đại lý tại Việt Nam) thì khi thanh toán cho Hãng, Công ty có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế (TNDN) nhà thầu theo tỷ lệ 2% trên doanh thu, thuế GTGT không phải khấu trừ đối với hoạt động vận tải quốc tế.

Xem thêm: Cách kê khai thuế nhà thầu

Về chi phí đi công tác ở nước ngoài như: Tiền khách sạn, ăn uống,… của nhân viên nếu Công ty đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT- BTC thì Công ty được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

(Theo Công văn 8199/CT-TTHT ngày 24/08/2017 và Công văn số 5645/CT-TTHT ngày 14/6/2018 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh:)
-------------------------------------------------------------------------------------

Xem thêm Công văn 3997/TCT-DNL ngày 16/9/2014 của Bộ tài chính, cụ thể như sau:

Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC, quy định điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

“1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu...
2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này... ”
......
- Trường hợp DN cử người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm:

- Vé máy bay.
- Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ)
- Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN, quy định của DN cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với doanh nghiệp,
- Chứng từ thanh toán tiền vé của DN cho cá nhân mua vé kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
 

Như vậy:
- Doanh nghiệp được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Chi tiết xem thêm: Quy định chi phí đi công tác
 -------------------------------------------------------------------------------------
5. Chi phí vé máy bay cho Giám đốc Công ty TNHH MTV:

-> Chú ý: Chi phí vé máy bay và tiền lưu trú khách sạn tại Việt Nam cho Giám đốc điều hành đồng thời là Chủ Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ) -> KHÔNG được khấu trừ thuế GTGT và được trừ khi tính thuế TNDN, cụ thể như sau:

"Căn cứ các quy định trên, trường hợp Giám đốc điều hành đồng thời là chủ Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ) được Công ty thanh toán khoản tiền vé máy bay và tiền lưu trú khách sạn tại Việt Nam nếu được quy định tại Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty là khoản có tính chất tiền lương, tiền công thì:

- Về thuế TNCN: khoản lợi ích mà chủ Công ty nhận được nêu trên không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chủ Công ty.

- Về thuế TNDN, thuế GTGT: Công ty không được khấu trừ thuế GTGT, không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN của Công ty khoản chi cho chủ Công ty nêu trên.

Cục Thuế TP Hà Nội trả lời để Công ty được biết và thực hiện./."

(Công văn 5421/CT-TTHT ngày 16/2/2017 của Cục thuế TP Hà Nội)