Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử lập sai từng trường hợp

Cách xử lý khi lập sai hóa đơn điện tử theo quy định như: Xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, mã số thuế, xuất sai ngày, sai đơn giá, thành tiền, sai tiền thuế, sai số tiền bằng chữ…

Lưu ý: Bài viết này Kế toán Thăng Long xin trích các quy định hướng dẫn Xử lý khi lập sai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

    -> Trường hợp nào sử dụng hóa đơn điện tử có mã, trường hợp nào sử dụng hóa đơn điện tử Không có mã của cơ quan thuế... 

Các bạn xem tại đây nhé: Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
----------------------------------------------------------------------

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai các trường hợp như sau:
 
Căn cứ theo điều 17 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 11 Thông tư 68/2019/TT-BTC áp dụng từ ngày 1/11/2020 quy định cụ thể như sau:
 
1. Hóa đơn điện tử viết sai nhưng chưa gửi cho người mua:
 
- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán xử lý như sau:
    -> Dù là lỗi sai gì như: Sai địa chỉ, sai tên công ty, sai mã số thuế, sai thành tiền, sai tên hàng hóa, sai tiền thuế, sai số tiền bằng chữ …-> Nhưng chưa gửi cho người mua thì xử lý như sau nhé:
 
Bước 1: Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119, tải về ở cuối bài viết).

Bước 2: Lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua
 --------------------------------------------------------------------------

2. Hóa đơn điện tử lập sai nhưng đã gửi cho người mua:
 
- Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
 
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:

Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.

Bước 2: Người bán Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119 và không phải lập lại hóa đơn;

------------------------------------------------------------------------

b) Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng:

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. (theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119, tải về ở cuối bài viết).
 
Bước 3: Người bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
    -> Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
    -> Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”.
   -> Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Bước 4: Người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.
 ----------------------------------------------------------------------

3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót thì:

- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 để người bán kiểm tra sai sót.
- Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.
-> Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
 
4. Cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo mẫu số 04 cho người bán.
- Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

----------------------------------------------------------------------
Mẫu thông báo hủy hóa đơn điện tử - Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP

Xử lý sự cố khi cấp mã hóa đơn điện tử:

1. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên.

2. Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời.
    -> Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.

3. Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thông báo với cơ quan thuế để hỗ trợ xử lý sự cố.
    -> Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.