Hướng dẫn lập bảng cân đối số phát sinh tài khoản

Hướng dẫn cách lập bảng cân đối số phát sinh tài khoản chi tiết từng chỉ tiêu, nguyên tắc lập và cơ sở để lập bảng cân đối tài khoản.

 
- Bảng cân đối số phát sinh tài khoản dùng để phản ánh tổng quát số hiện có đầu năm, số phát sinh tăng, giảm trong năm và số hiện có cuối năm được phân loại theo tài khoản kế toán của các loại tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu, nợ phải trả doanh thu, thu nhập khác, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
 
Cách lập bảng cân đối số phát sinh tài khoản chi tiết từng chỉ tiêu:
 
Cột 1: Số hiệu tài khoản:
- Ghi số hiệu của từng Tài khỏan cấp1 (hoặc cả tài khoản cấp 1 và cấp 2) doanh nghiệp sử dụng trong năm báo cáo.
 
Cột 2: Tên tài khoản:
- Ghi tên của từng tài khoản theo thứ tự từng loại mà DN đang sử dụng.
 
Cột 3, 4: Số dư đầu năm:
- Phản ánh số dư Nợ đầu năm và dư Có đầu năm theo từng tài khoản.
- Số liệu để ghi được căn cứ vào sổ cái hoặc nhật ký - sổ cái, hoặc căn cứ vào số liệu ghi ở cột 7, 8 của Bảng cân đối tài khoản năm trước.
 
Cột 5, 6: Số phát sinh trong năm:
- Căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của từng tài khoản trong năm báo cáo.
- Số liệu để ghi được căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của từng tài khoản ghi trên sổ cái hoặc nhật ký sổ cái trong năm báo cáo.
 
Cột 7, 8: Số dư cuối năm:
- Dùng để phản ánh số dư Nợ cuối năm và số dư Có cuối năm theo từng khoản mục của năm báo cáo.
- Số liệu ghi được tính như sau:
Số dư cuối năm = Số dư đầu năm + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm
 
2. Cách lập bảng cân đối số tài khoản trên Excel:

Chú ý: Đây là tôi hướng dẫn cách lập bảng cân đối tài khoản trên Excel theo mẫu mà Công ty kế toán Thiên Ưng đã thiết kế.
Các bạn có thể tải về tại đây: Mẫu sổ sách kế toán trên Excel

Các bước cụ thể như sau:

- Trên Nhật Ký chung. Xây dựng thêm cột TK cấp 1. Bằng cách copy cột tài khoản cấp 1 bên Danh mục tài khoản.
- Sử dụng hàm LEFT cho cột TK cấp 1 để lấy về TK cấp 1 từ Cột TK Nợ/ TK Có trên NKC.
 
Cột mã TK, tên TK:
- Dùng hàm VLOOKUP hoặc Coppy từ DMTK về, sau đó xoá hết TK chi tiết (trừ các TK chi tiết của TK 333 )
Lưu ý: Phải đảm bảo rằng danh mục tài khoản luôn được cập nhật thường xuyên các TK về Khách hàng và phải đầy đủ nhất.
 
Cột dư Nợ và dư Có đầu kỳ:
- Dùng hàm VLOOKUP tìm ở CĐPS tháng 1 về hoặc số dư cuối năm trước về ( phần dư đầu kỳ).
 
Cột phát sinh Nợ, Phát sinh có trong năm:
- Dùng SUMIF tổng hợp ở Nhật ký chung về (dãy ô điều kiện vẫn là cột TK Nợ/TK có).
 
Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ:
- Cột Nợ = Max(Số dư Nợ đầu kỳ + Số PS Nợ trong kỳ - Số dư Có đầu kỳ - Số PS Có trong kỳ,0)
- Cột Có = Max(Số dư Có đầu kỳ + Số PS Có trong kỳ - Số Dư Nợ đầu kỳ - Số PS Nợ tron kỳ,0)
 
Dòng tổng cộng dùng hàm SUBTOTAL
- Dùng hàm SUBTOTAL tính tổng cho từng TK cấp 1 (chỉ cần tính cho những tài khoản có chi tiết phát sinh ).
Cú pháp = SUBTOTAL(9,dãy ô cần tính tổng)
(Lưu ý: Sử dụng hàm SUBTOTAL cho TK 333)
 
Những lưu ý khi lập xong bảng cân đối phát sinh tài khoản:
 
- Trên CĐPS thì tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh bên Có
- Tổng PS Nợ trên CĐPS bằng tổng PS Nợ trên NKC
- Tổng PS Có trên CĐPS bằng Tổng PS Có trên NKC
- Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một số tài khoản như 159, 131, 214,..
- Các tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư bên Nợ, trừ một số tài khoản như 331, 3331, 421,..
- Các tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư.
- TK 112 phải khớp  với Sổ phụ ngân hàng,
- TK 133, 3331 phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai thuế
- TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bacó cáo NXT kho
- TK 142, 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242
- TK 211 , 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao 211