Cách viết hóa đơn, kê khai, hạch toán hàng cho biếu tặng

Quy định hàng cho biếu tặng nhân viên và khách hàng dịp lễ tết (không thu tiền)

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản chi phí liên quan đến cho biếu tặng nhân viên (dịp lễ tết, trung thu, sinh nhật) hay khách hàng (dịp khai trương, lễ tết)

Dưới đây, Kế Toán Thăng Long sẽ chia sẻ các thông tin liên quan đến khoản cho biếu tặng này

I. Hóa đơn hàng cho biếu tặng:

- Theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC) thì: Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.

=> Vậy là, khi thực hiện xuất hàng để cho biếu tặng doanh nghiệp sẽ phải xuất hóa đơn

Cách viết hóa đơn hàng cho biếu tượng được hướng dẫn tại khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC như sau: Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.

- Mẫu hóa đơn khi xuất hàng cho biếu tặng:

=> Nhưng theo công văn Số: 5483/TCT-DNL V/v Trả lời chính sách thuế ngày 28/11/2017 của Tổng Cục Thuế thi:

Lưu ý: Nội dung trên đây, Kế Toán Thăng Long đang hướng dẫn các quy định về khoản quà tặng cho khách hàng và nhân viên dịp lễ tết. Còn nếu công ty các bạn có thực hiện tặng hàng hóa cho khách hàng theo hình thức khuyến mại (như mua 2 tặng 1, mua A tặng B) hay tặng quà theo chương trình, hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng thân thiết) hay tặng hàng để dùng thử thì các bạn xem tại đây: Cách viết hóa đơn hàng khuyến mại không thu tiền

II. Kê khai thuế GTGT của hàng cho biếu tặng:

1. Đối với bên thực hiện cho biếu tặng:

- Đầu vào: Khi mua hàng hóa về để cho biếu tặng thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu có hóa đơn GTGT đầu vào và thanh toán đúng quy định)

Theo Khoản 5 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC:

Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa (kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất) mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ.

- Đầu ra: Công ty phải xuất hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa cho khách hàng. Trong đó, giá tính thuế GTGT là giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.

2. Đối với bên nhận được hàng cho biếu tặng:

- Doanh nghiệp khi nhận hàng hóa cho, biếu, tặng... mặc dù có hóa đơn vẫn không được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào

Theo Công văn số 633/TCT-CS ngày 13/2/2015 của Tổng cục Thuế về hóa đơn, thuế GTGT đối với hàng hóa cho, biếu, tặng:

Trường hợp doanh nghiệp nhận hàng hoá cho, biếu, tặng của doanh nghiệp trong nước: do không phải thanh toán tiền thuế GTGT nên doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định tại Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC nêu trên.

III. Doanh thu và chi phí hàng cho biếu tặng:

V. Hạch toán hàng cho biếu tặng khách hàng/nhân viên:

1. Hạch toán cho biếu tặng Khách hàng:

1.1. Trường hợp mua hàng về tặng ngay cho khách hàng (không qua nhập kho)

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (Thông tư 133 dùng tài khoản 6421)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào)

Có TK 111/112/331 (Tùy theo tình trạng và hình thức thanh toán)

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp

1.2 Trường hợp mua hàng về nhập kho sau đó mới mang tặng cho khách hàng:

- Khi mua hàng, căn cứ vào hóa đơn đầu vào hạch toán:

Nợ TK 156

Nợ TK 133 (Nếu có)

Có TK 111/112/331 (Tùy theo tình trạng và hình thức thanh toán)

- Khi tặng hàng -> xuất hóa đơn -> căn cứ vào hóa đơn hạch toán:

Nợ TK 641

Có TK 156

Có TK 3331

1.3. Nếu hàng mang tặng do doanh nghiệp tự sản xuất ra thì hạch toán:

Nợ TK 641 Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá + Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Có TK 152/153/155/156: chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá

Có TK 3331

1.4. Hạch toán đối với bên khách hàng nhận được quà tặng:

Nợ 152/153/154/156/242/641/642: Nếu nhận được hóa đơn thì giá trị xác định theo hóa đơn (cả phần thuế GTGT trên hóa đơn). Nếu không nhận được hóa đơn thì quy đổi trị giá món quà theo thị trường.

Nợ 211:  Giá trị theo đánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp; Các chi phí mà bên nhận phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ (nếu có). (Theo điểm d6 điều 35 của thông tư 200)

Có 711: Doanh nghiệp nhận quà tặng phải quy đổi ra Thu nhập khác để chịu thuế TNDN