Cách viết hóa đơn điều chỉnh mã số thuế, nội dung, ĐVT, ngày tháng

Khi hóa đơn có sai sót về các nội dung như: mã số thuế, đơn vị tính, ngày tháng năm, tên hàng hóa dịch vụ, số tiền viết bằng chữ... mà hóa đơn này đã được kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. 

Trong bài viết này, Công ty Đào Tạo Kế Toán Thăng Long sẽ hướng dẫn các bạn cách lập hóa đơn điều chỉnh trong từng trường hợp sai sót cụ thể:

1. Cách viết hóa đơn điều chỉnh mã số thuế:

Ví dụ: 

- Ngày 30/03/2021, Công ty Thăng Long bán hàng cho công ty Hoàng Anh

đã xuất hóa đơn số 0002345, ký hiệu TL/21P

Tại phần thông tin người mua hàng, đã viết mã số thuế của công ty Hoàng Anh là: 0106334355

=> Hóa đơn này đã được 2 bên dùng để kê khai thuế vào quý 1/2021

- Đến ngày 04/5/2020, công ty Hoàng Anh phát hiện ra hóa đơn số 0002345 bị sai mã số thuế (mã số đúng là 0106334335)

=> Vì hóa đơn số 0002345 đã được dùng để kê khai thuế nên 2 bên đã tiến hành lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót vào ngày 04/05/2021.

(Mẫu biên bản các bạn có thể tham khảo tại đây: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất 2021)

=> Sau khi lập biên bản xác nhận sai sót, bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh mã số thuế như sau:
+ Ngày tháng: là ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
+ Phần thông tin người mua: đúng tên công ty, địa chỉ và mã số thuế đúng theo đăng ký của bên mua
+ Phần hình thức thanh toán: gạch chéo
+ Tại phần nội dung tên hàng hóa dịch vụ: ghi rõ mã số thuế đã ghi sai, nội dung điều chỉnh (mã số thuế đúng), số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.
+ Các chỉ tiêu còn lại không sai thì gạch chéo

(Mẫu hóa đơn điều chỉnh mã số thuế)

Vì hóa đơn điều chỉnh số 0003586 chỉ điều chỉnh nội dung là mã số thuế tức là không ảnh hưởng đến tiền thuế. Nên 2 bên không cần phải kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn này

Còn nếu hóa đơn viết sai mà ảnh hưởng đến tiền thuế thì sẽ phải điều chỉnh tăng giảm và kê khai thuế GTGT. Chi tiết các bạn xem tại đây:

Cách viết hóa đơn điều chỉnh tăng giảm đơn giá, thành tiền, tiền thuế

2 bên sẽ lưu trữ hóa đơn điều chỉnh số 0003586 và biên bản điều chỉnh hóa đơn, kẹp cùng với hóa đơn số 0002345 để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu

- Bên bán khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ cho hóa đơn điều chỉnh số 0003586 vào cột số sử dụng

2. Cách viết hóa đơn điều chỉnh ngày tháng năm

4. Cách viết hóa đơn điều chỉnh đơn vị tính

Ví dụ: 

- Ngày 20/2/2021, Công ty Thăng Long xuất hóa đơn bán điều hòa cho công ty Tiến Anh

đã xuất hóa đơn số 0002310, ký hiệu TL/21P

Trên hóa đơn tại phần đơn vị tính ghi là: Chiếc

=> Hóa đơn số 0002310 đã được 2 công ty kê khai thuế vào kỳ quý 1/2021

- Đến ngày 09/05/2021, công ty Thăng Long phát hiện ra hóa đơn số 0002310 bị sai đơn vị tính (đơn vị tính đúng của điều hòa là Bộ) mà hóa đơn đã được kê khai thuế nên:

- 2 bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn vào ngày 09/05/2021 (ghi rõ sai sót về đơn vị tính)

- Bên bán - Công ty Thăng Long  sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh đơn vị tính như sau:

+ Ngày tháng: là ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (09/5/2021)

+ Phần thông tin người mua: đúng tên công ty, địa chỉ và mã số thuế đúng theo đăng ký KD của bên mua

+ Tại phần nội dung tên hàng hóa dịch vụ: ghi rõ đơn vị tính đã ghi sai, nội dung điều chỉnh (đơn vị tính đúng), số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.

+ Cột đơn vị tính: ghi đơn vị tính đúng là : Bộ

+ Các chỉ tiêu còn lại không sai thì gạch chéo

(Mẫu hóa đơn điều chỉnh đơn vị tính)

Vì hóa đơn điều chỉnh số 0004231 chỉ điều chỉnh đơn vị tính, không ảnh hưởng đến tiền thuế

Nên 2 bên không kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn điều chỉnh này

2 bên sẽ lưu trữ hóa đơn điều chỉnh, kẹp cùng với hóa đơn số 0004231 để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu

- Bên bán khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ cho hóa đơn điều chỉnh số 0004231 vào cột số sử dụng

Trên đây công ty đào tạo Kế Toán Thăng Long đã hướng dẫn các bạn cách lập mẫu hóa đơn điều chỉnh khi có sai sót về nội dung: mã số thuế, đơn vị tính, ngày tháng năm, tên hàng hóa dịch vụ trong trường hợp hóa đơn viết sai đã kê khai thuế
Còn trường hợp nếu hóa đơn có sai sót nhưng chưa giao chưa giao cho người mua hoặc đã giao nhưng chưa kê khai thuế thì sẽ thực hiện theo quy tại khoản 1 và khoản 2 của thông tư 39. Chi tiết các bạn xem tại đây:

Cách xử lý hóa đơn viết sai: số tiền, tên công ty, ngày tháng, MST, địa chỉ