Cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ, hợp pháp nhanh chóng, chính xác nhất 2021

- Rất nhiều các bạn kế toán, không chỉ là các bạn mới ra trường mà những bạn kế
toán làm lâu năm cũng vậy -> Cứ thấy có hóa đơn đầu vào là hạch toán, là kê khai mà
không cần biết hóa đơn đó có hợp lê, h ̣ ợp lý, hợp pháp hay không.
-> Với mục đích hỗ trợ các bạn kế toán có thể kiểm tra nhanh xem hóa đơn đó có
hợp pháp hay không, công ty đó có đang hoạt động hay không? Kế toán Thuế Thăng Long
xin hướng dẫn cách tra cứu thông tin hóa đơn trên website của Tổng cục thuế, cụ thể
như sau:
---------------------------------------------------------------------------
Lời khuyên: Khi nhận 1 hóa đơn (dù là hóa đơn điện tử, hóa đơn GTGT hay hóa
đơn bán hàng) trước tiên các bạn kiểm tra xem hóa đơn đó có bị sai sót gì không. ->
Tiếp đó các bạn tra cứu xem hóa đơn đó có hợp pháp hay không.
-------------------------------------------------------------------------------
Cần biết thêm về: Các loại hóa đơn và Hình thức hóa đơn:
Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 3
Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau)
1. Các loại hóa đơn gồm:
a) Hóa đơn giá trị gia tăng.
b) Hóa đơn bán hàng.
c) Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
d) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc
tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Loại hoá đơn Mẫu số
1- Hoá đơn giá trị gia tăng.
2- Hoá đơn bán hàng.
3- Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi
thuế quan).
4- Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm:
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ;
+ Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.
01GTKT
02GTTT
07KPTQ
03XKNB
04HGDL
2. Các hình thức hóa đơn:
Theo khoản 3 điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định:
"Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:
a) Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị
tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
b) Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận,

lưu trữ và quản lý theo quy định tại

Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;
c) Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt
động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp,
bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân."
Theo phụ lục 1 Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định:
"Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu:
E: Hoá đơn điện tử,
T: Hoá đơn tự in,
P: Hoá đơn đặt in;
- Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/)

Ví dụ:
AA/17E: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 17: hóa đơn tạo năm 2017; E: là ký hiệu
hóa đơn điện tử;
AB/18T: trong đó AB: là ký hiệu hóa đơn; 18: hóa đơn tạo năm 2018; T: là ký hiệu
hóa đơn tự in;
AA/19P: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 19: hóa đơn tạo năm 2019; P: là ký hiệu
hóa đơn đặt in.
Để phân biệt hoá đơn đặt in của các Cục Thuế và hoá đơn của các tổ chức, cá nhân,
hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã hoá đơn do
Cục Thuế in, phát hành).
Ví dụ: Hoá đơn do Cục thuế Hà Nội in, phát hành có ký hiệu như sau:
01AA/18P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, tạo năm 2018;
03AB/19P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế TP HCM đặt in, tạo năm 2019;
Xem thêm:► Quy định về mẫu số ký hiệu hóa đơn
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Như vậy:
- Dù là hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng - Hóa đơn tự in, đặt in hay hóa đơn
điện tử ... thì các bạn cũng tra cứu như hướng dẫn bên dưới nhé:
Bước 1:
- Truy câp v ̣ ào website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục thuế (Bộ tài chính):
Lưu ý: Nên mở bằng trình duyệt Internet Explorer để hạn chế lỗi nhé.
Bấm chuột trái vào đây:► www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Bước 2:
- Chọn hình thức tra cứu: “Tra cứu môt hóa đơn” hoặc "Tra cứu nhiều hóa đơn"
- Nếu chọn mục "Tra cứu nhiều hóa đơn" thì các bạn chuẩn bị 1 file Excel thông
tin hóa đơn cần tra cứu nhé và File Excel đó phải được thiết kế theo các quy định
như trên website tra cứu nhé.

Bước 3:
- Nhâp đ ̣ ầy đủ 5 chỉ tiêu (có dấu (*)) như:
Mã số thuế.
Mẫu số
Ký hiệu hóa đơn
Số hóa đơn
Mã xác thực -> Xong thì bấm Click “Tìm kiếm”

- Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Bưu điện, bưu chính, viễn thông,
invoice. Các bạn click vào: “Hóa đơn bưu chính viễn thông”.

Cách kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn như sau:
1. Nếu tra cứu Hóa đơn GTGT kết quả chính xác như sau:
Ví dụ 1: Tra cứu hóa đơn GTGT đặt in, kết quả như sau:

KẾT QUẢ:
a. Nếu kết quả tra cứu như trên, tức là có đầy đủ:
- Thông tin người bán hàng
- Thông tin hóa đơn.
- Thông tin về Doanh nghiệp in.
=> Thì các bạn yên tâm về hóa đơn này là hợp pháp.
------------------------------------------------------------------------------------------
b. Nếu kết quả không như trên:
Ví dụ như: Chỉ hiển thị được "Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ"-> Còn "Thông
tin hóa đơn" thì không hiển thị.
-> Hóa đơn này có thể là chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc làm thông báo
phát hành nhưng chưa được cơ quan thuế chấp nhận .v.v...).
Cách xử lý: Liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra lại xem họ thông báo phát
hành hóa đơn chưa. (Nếu rồi thì chụp ảnh cho xin Thông báo phát hành hóa đơn của
họ đã được cơ quan thuế Chấp nhận)

- Hoặc có thể do các bạn mở bằng trình duyệt Google chrome, Cococ... Nên các bạn
có thể mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer xem sao nhé.

2. Nếu tra cứu Hóa đơn bán hàng mua của Chi cục thuế:
=> Thì sẽ chỉ hiện thị Thông tin của DN mua hóa đơn thôi nhé (Không có thông tin
của hóa đơn)
- "Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ" mà hiển thị đúng với "Thông tin trong
dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng" là đúng nhé.
- Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì (Vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục
thuế, do Cục thuế quản lý)

Kế toán Thiên Ưng chúc các bạn thành công!
Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về hóa đơn, kê khai thuế GTGT, TNCN hàng
tháng - Quý, cách lập Tờ khai Quyết toán thuế TNCN, TNDN, kỹ năng quyết toán
thuế....
- >Có thể tham gia: Lớp học kế toán thuế chuyên sâu tại Kế toán Thuế Thăng Long