Cách hạch toán quỹ khen thưởng, phúc lợi - TK 431

Chú ý: Theo Thông tư 200 thay thế QĐ 15 thì đã bỏ tài khoản 431. Nhưng nếu DN bạn sử dụng QĐ 48 thì vẫn sử dụng tài khoản 431 bình thường.

1. Việc trích lập và sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi phải theo chính sách tài chính hiện hành.

2. Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi phải được hạch toán chi tiết theo từng loại quỹ.

3. Đối với TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi khi hoàn thành dùng vào sản xuất, kinh doanh, kế toán ghi tăng TSCĐ đồng thời ghi tăng nguồn vốn kinh doanh và giảm quỹ phúc lợi.

4. Đối với TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi khi hoàn thành dùng cho nhu cầu văn hoá, phúc lợi của doanh nghiệp, kế toán ghi tăng TSCĐ và đồng thời được kết chuyển từ Quỹ phúc lợi (TK 4312) sang Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (TK 4313). Những TSCĐ này hàng tháng không trích khấu hao TSCĐ vào chi phí mà cuối niên độ kế toán tính hao mòn TSCĐ một lần/một năm để ghi giảm Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ.

Bên Nợ:
- Các khoản chi tiêu quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi;
- Giảm quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ khi tính hao mòn TSCĐ hoặc do nhượng bán, thanh lý, phát hiện thiếu khi kiểm kê TSCĐ;
- Đầu tư, mua sắm TSCĐ bằng quỹ phúc lợi khi hoàn thành phục vụ nhu cầu văn hoá, phúc lợi;
- Cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho cấp dưới hoặc nộp cấp trên.

Bên Có:
- Trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi từ lợi sau thuế TNDN;
- Quỹ khen thưởng, phúc lợi được cấp trên cấp hoặc cấp dưới nộp lên;
- Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ tăng do đầu tư mua sắm TSCĐ bằng quỹ phúc lợi hoàn thành đưa vào sử dụng cho hoạt động văn hoá, phúc lợi.
Số dư bên Có:
Số quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi hiện còn của doanh nghiệp.
Tài khoản 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 4311 - Quỹ khen thưởng: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ khen thưởng của doanh nghiệp.
- Tài khoản 4312 - Quỹ phúc lợi: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ phúc lợi của doanh nghiệp.
- Tài khoản 4313 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ: Phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ của doanh nghiệp.

1. Trong năm khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi:
Nợ TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối
            Có TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi(4311, 4312).

2. Cuối năm, xác định quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích thêm, ghi:
Nợ TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối
            Có TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4311, 4312).

3. Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên và người lao động khác trong doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4311 - Quỹ khen thưởng)
            Có TK 334 - Phải trả người lao động.

4. Dùng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho cán bộ công nhân viên và người lao động nghỉ mát, chi cho phong trào văn hoá, văn nghệ quần chúng, ghi:
Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4312 - Quỹ phúc lợi)
            Có các TK 111, 112,. . .

5. Đối với doanh nghiệp kinh doanh nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế, khi biếu, tặng sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, kế toán phản ánh doanh thu của sản phẩm, hàng hoá biếu, tặng theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Tổng giá thanh toán)
            Có TK 3331 - Thuế CTGT phải nộp (33311)
            Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá bán chưa có thuế GTGT).

6. Trích nộp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho đơn vị cấp trên, ghi:
Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi
            Có các TK 111, 112,. . .

7. Dùng quỹ phúc lợi ủng hộ các vùng thiên tai, hoả hoạn, chi từ thiện. . ., ghi:
Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4312)
            Có các TK 111, 112,. . .

8. Số quỹ khen thưởng, phúc lợi do đơn vị cấp trên cấp xuống, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
            Có TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4311, 4312).

9. Khi đầu tư, mua sắm TSCĐ hoàn thành bằng quỹ phúc lợi đưa vào sử dụng cho mục đích văn hoá, phúc lợi của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (Nguyên giá)
            Có các TK 111, 112, 214, 331,. . .
Đồng thời ghi:
Nợ TK 4312 - Quỹ phúc lợi
            Có TK 4313- Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ.

10. Cuối niên độ kế toán, tính hao mòn TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, sử dụng phục vụ cho nhu cầu văn hoá, phúc lợi của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 4313 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
            Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.

11. Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi, dùng vào hoạt động văn hoá, phúc lợi:
a. Ghi giảm TSCĐ nhượng bán, thanh lý:
Nợ TK 4313 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại)
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn)
            Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (Nguyên giá).
b. Phản ánh các khoản thu, chi nhượng bán, thanh lý TSCĐ:
- Đối với các khoản chi, ghi:
Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4312)
            Có các TK 111, 112, 334,. . .
- Đối với các khoản thu, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
            Có TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (4312)
            Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (Nếu có).