Cách hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng, kho, xưởng

- Để có thể ghi nhận khoản chi phí tiền thuê nhà là chi phí hợp lý hợp lệ, thì các bạn cần phải cần:
+) Nếu thuê của Công ty: Hoá đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng ...
+) Nếu thuê của cá nhân:
           * Nếu trên hợp đồng ghi: Cá nhân tự đi nộp thuế thì cần: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.
           * Nếu trên hợp đồng ghi: Bên Thuê nộp thuế thay chủ nhà thì cần: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán. Chứng từ nộp tiền thuế thay.
(Trường hợp này sẽ không có hóa đơn, vì Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ nữa)

Chú ý: Nếu giá trị > 20.000.000:
- Nếu thuê của Công ty (Tức là có hóa đơn) -> Thì bắt buộc phải chuyển khoản nhé.
- Nếu thuê của Cá nhân (Tức là ko có hóa đơn) -> Thì không cần phải chuyển khoản cũng được.

2, Nếu trả tiền thuê nhà hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn):

Nợ TK 154, 627, 641, 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó nhé)
       Có TK : 331,111, 112:

3. Nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau):
VD: Cty bạn thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 - 6. Nhưng chưa thanh toán, đến tháng 6 mới thanh toán, thì lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn).
- Hoặc Cty bạn thuê nhà của Cá nhân từ tháng 1 - 6. Nhưng đến tháng 6 mới thanh toán

- Hàng tháng hạch toán:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó nhé)
       Có TK : 335 (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)

- Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn)
Nợ TK 335
       Có TK 111, 112 (Nếu là khi thanh toán)
       Có TK 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn)

4. Nếu trả tiền thuê nhà trước nhiều kỳ
VD: Thuê nhà từ tháng 1 - 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn) , thì hạch toán như sau:

Nợ TK 242: Tổng số tiền.
Nợ TK 133: (Nếu có hóa đơn GTGT -> Thuê nhà của Công ty)
       Có TK: 331,111, 112:

- Định kì phân bổ khoản chi phí trả trước đó (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì để đưa vào TK chi phí tương ứng. VD: Thuê nhà làm văn phòng (mục đích quản lý) thì đưa vào 642, 6422, thuê nhà để làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 627..., thuê nhà để bán hàng (bán hàng) thì đưa vào 641, 6421...hạch toán như sau:

Nợ TK 154, 627, 641, 642 ...
       Có TK 242:
 
VD: Ngày 1/1/2018 kế toán Thăng Long ký hợp đồng thuê nhà với Bà A (Cá nhân): Thời gian là 12 tháng, mỗi tháng 10.000.000 chưa bao gồm thuế, tổng cộng là 120.000.000 và trên hợp đồng ghi rõ là: Bên Công ty sẽ phải nộp các loại thuế thay chủ nhà, mục đích thuê làm văn phòng.
- Cùng ngày hôm đó Công ty đã thanh toán trước cho Bà A: 10.000.000.

- Đến ngày 5/1/2018 sau khi đã hoàn thành các thủ tục pháp lý, Công ty thanh toán nốt cho chủ nhà: 110.000.000.
- Cùng ngày hôm đó công ty đi nộp thuế thay chủ nhà, số tiền thuế phải nộp là: 13.633.332 (Trong đó gồm: Thuế môn bài = 300.000. Thuế GTGT 5% = 6.666.666. Thuế TNCN 5% = 6.666.666)

Cách hạch toán tiền thuê nhà của cá nhân như sau:
 
Ngày 1/1/2018:
- Hạch toán khoản trả trước (Dựa vào hợp đồng và phiếu chi…)
Nợ TK 331: 10.000.000
           Có TK 111: 10.000.000
 
Ngày 5/1/2018:
- Khi thanh toán nốt số tiền còn lại cho chủ nhà:
Nợ TK 331: 110.000.000
         Có TK: 111, 112: 110.000.000

- Dựa vào Chứng từ thanh toán:
Nợ TK 242: 120.000.000
         Có TK 331: 120.000.000

- Dựa vào Chứng từ nộp tiền thuế thay:
Nợ TK 242:  13.633.332
Có TK 111, 112:  13.633.332

Trường hợp DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và DN nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

- Hàng tháng phân bổ vào chi phí:
Nợ TK 642: 11.136.111 (Mục đích thuê làm văn phòng "Quản lý")
          Có TK 242: 11.136.111 (Gồm tiền thuê tài sản + Tiền thuế nộp thay)
-----------------------------------------------------------------
Cho thuê lại văn phòng phải xuất hóa đơn tiền điện nước

Công văn số 58043/CT-TTHT ngày 20/8/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội